Smartflow-Workshop für Unternehmen
Smartflow: Prozesse klar steuern statt Informationen suchen
Entdecken Sie im Einführungsworkshop, wie Smartflow Prozesse digital abbilden und Teams entlasten kann. Gemeinsam identifizieren wir geeignete Anwendungsfälle und skizzieren erste Umsetzungsschritte.
Vom bestehenden Prozess zum passenden Smartflow-Anwendungsfall
Der Smartflow-Einführungsworkshop setzt bei Ihren bestehenden Abläufen an. Gemeinsam betrachten wir Prozesse, wählen einen geeigneten Anwendungsfall aus und priorisieren die nächsten Schritte. Dabei skizzieren wir Zuständigkeiten, Entscheidungspunkte und Benachrichtigungen und schätzen Voraussetzungen sowie Aufwand ein. So entstehen ein gemeinsames Zielbild für einen ersten digitalen Workflow und konkrete Ansatzpunkte für die Umsetzung.
Was Ihr Team im Smartflow-Workshop erarbeitet
Bestehende Abläufe betrachten
Gemeinsam prüfen Sie vorhandene Workflows und machen typische Engpässe sichtbar.
Einen Anwendungsfall auswählen
Sie wählen einen geeigneten Prozess aus und priorisieren ihn als möglichen Startpunkt für Smartflow.
Verantwortlichkeiten skizzieren
Halten Sie fest, wer beteiligt ist, welche Entscheidungen anstehen und wann Benachrichtigungen sinnvoll sind.
Passende Einsatzfelder erkennen
Betrachten Sie zum Beispiel Rechnungs- und Budgetfreigaben, Urlaubsanträge, Einkaufsanfragen oder Kundenanliegen.
Voraussetzungen und Aufwand einschätzen
Ermitteln Sie, welche Voraussetzungen für den gewählten Prozess wichtig sind und welcher Aufwand zu erwarten ist.
Erste Umsetzungsschritte planen
Schaffen Sie Klarheit über nächste Schritte und konkrete Startpunkte für einen ersten Smartflow-Workflow.
Smartflow im Prozessalltag nutzen
Prozessideen priorisieren
Ordnen Sie mögliche Anwendungsfälle nach ihrer Eignung und wählen Sie einen Prozess als sinnvollen Startpunkt aus.
Zuständigkeiten und Abläufe skizzieren
Bringen Sie Verantwortlichkeiten, Entscheidungspunkte und Benachrichtigungen für den ausgewählten Prozess auf eine gemeinsame Übersicht.
Zielbild und nächste Schritte klären
Halten Sie fest, wie ein erster digitaler Workflow aussehen könnte, welche Voraussetzungen und welcher Aufwand zu berücksichtigen sind und was als Nächstes ansteht.
Was Sie für den Workshop vorbereiten sollten
- Bringen Sie einen Prozess mit, den Sie verbessern möchten
- Notieren Sie, welche Ziele Sie mit der Verbesserung verfolgen
- Halten Sie typische Engpässe im Ablauf fest
- Notieren Sie, welche Systeme am Prozess beteiligt sind
- Beziehen Sie Prozessverantwortliche und Mitarbeitende aus dem Ablauf ein
- Technische Vorkenntnisse und vollständige Prozessdokumentation sind nicht erforderlich
- Prozessverantwortliche, die den Ablauf kennen
- Mitarbeitende, die im Prozess mitarbeiten
- Vertretungen aus den beteiligten Fachbereichen
- Relevante Ansprechpersonen aus der IT
- Führungskräfte oder Management, sofern beteiligt
- Personen, die Schnittstellen zu anderen Bereichen kennen
- Priorisierte Ideen für geeignete Prozesse
- Ein gemeinsames Zielbild für einen ersten digitalen Workflow
- Ein ausgewählter und umrissener Smartflow-Anwendungsfall
- Skizzierte Zuständigkeiten und Entscheidungspunkte
- Klarheit über Voraussetzungen und Aufwand
- Konkrete nächste Schritte und Startpunkte
In drei Schritten zum Smartflow-Einstieg
Step 1
Bestehenden Prozess betrachten
Sie prüfen gemeinsam einen bestehenden Workflow, benennen typische Engpässe und wählen einen Prozess aus, den Sie verbessern möchten.
Step 2
Anwendungsfall skizzieren
Sie priorisieren den passenden Anwendungsfall und skizzieren dazu Zuständigkeiten, Entscheidungspunkte und Benachrichtigungen.
Step 3
Umsetzungsschritte festlegen
Sie schätzen Voraussetzungen und Aufwand ein und halten fest, welche nächsten Schritte zu einem ersten digitalen Workflow führen.
Häufige Fragen zum Smartflow-Einführungsworkshop
Für wen eignet sich der Workshop?
Der Workshop richtet sich an Prozessverantwortliche und Personen, die im Prozess mitarbeiten. Je nach Anwendungsfall können Fachbereiche, IT und Management einbezogen werden.
Brauche ich technische Vorkenntnisse oder eine vollständige Prozessdokumentation?
Nein. Technische Vorkenntnisse und eine vollständige Prozessdokumentation sind nicht erforderlich. Bringen Sie einen Prozess mit, den Sie verbessern möchten.
Wie bereite ich mich auf den Workshop vor?
Notieren Sie Ihre Ziele, typische Engpässe und die am Prozess beteiligten Systeme. Bringen Sie einen Ablauf mit, den Sie verbessern möchten.
Welche Ergebnisse nehmen wir aus dem Workshop mit?
Sie erarbeiten priorisierte Prozessideen, ein gemeinsames Zielbild für einen ersten digitalen Workflow, Klarheit über Voraussetzungen und nächste Schritte sowie konkrete Startpunkte für Smartflow.
Welche Prozesse eignen sich als Anwendungsfall?
Geeignet sein können zum Beispiel Rechnungs- und Budgetfreigaben, Urlaubsanträge, Einkaufsanfragen, Kundenanliegen, interne Serviceanfragen, Vertragsprüfungen, Onboarding, IT-Anfragen, Dokumentenprüfungen oder Übergaben zwischen Abteilungen.
Arbeiten wir mit Beispielen aus unserem Unternehmen?
Ja. Im Workshop betrachten Sie bestehende Workflows und bringen dafür einen Prozess mit, den Sie verbessern möchten. Ziele, Engpässe und beteiligte Systeme helfen, den Anwendungsfall einzuordnen.
Was wird im Workshop konkret skizziert?
Für den ausgewählten Prozess skizzieren Sie Zuständigkeiten, Entscheidungspunkte und Benachrichtigungen und entwickeln ein gemeinsames Zielbild für einen ersten digitalen Workflow.
Was ist das Ziel des Smartflow-Workshops?
Sie erkunden, wie Smartflow Prozesse digital abbilden und Teams entlasten kann. Gemeinsam identifizieren Sie passende Anwendungsfälle und skizzieren erste Umsetzungsschritte.
Muss ich technische Details oder vollständige Unterlagen mitbringen?
Nein. Technische Vorkenntnisse und vollständige Prozessdokumentation sind nicht erforderlich. Hilfreich ist ein Prozess, den Sie verbessern möchten, ergänzt um Ziele, typische Engpässe und beteiligte Systeme.